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名刺交換

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名刺は単なる紹介カードではありません。その人の顔であり分身です。
社名・肩書・氏名・連絡先を正確に伝えるだけでなく
社会人として一定の常識を持っているかを判断されると同時に
会社や団体の看板を背負った立場での発言や行動を要求され責任も伴います。
名刺は「自分そのもの」です。 特に頂いた名刺は「相手そのもの」です。
誠意をもって扱うように心がけましょう。

名刺交換

事前準備

 名刺を切らさない、忘れない
鞄やデスク、スーツのポケットには、常に予備の名刺入れを入れておきましょう。
もちろん名刺入れの中の枚数チェックも忘れずに。
 名刺入れに入れる
名刺入れは自分の名刺を入れておくだけではなく、相手から頂いた名刺をしまうためにも必要なものです。
名刺入れがないからと、財布や定期ケースなどと兼用すると粗末に扱っている印象を与えますし、とても失礼にあたります。
また、名刺入れを使用する事で、綺麗に持ち歩くことができます。
 名刺入れのもうひとつの役割
名刺入れには収納する以外に名刺を乗せる役割もあります。
もともと名刺は手渡しするものではなく、名刺盆の上に小袱紗を敷き、その上に名刺をのせて交換するのが本来のマナーです。
名刺入れはその名刺盆の代用として使用するのです。
 名刺入れの中に他の人の名刺をいれておかない
名刺入れの中は自分の名刺だけにしておきましょう。
いざ名刺交換の場になって、間違って他の人の名刺を差し出した!という事がないようにするためです。
頂いた名刺は常に整理しておきましょう。
 すぐに取り出せるところに入れておく
名刺をすぐに取り出せるよう、名刺入れは上着のポケット、鞄に入れておきましょう。
かといってズボンの後ろポケットに入れてはいけません。
お尻付近から取り出した物を渡す事は大変失礼です。
 綺麗なものを渡す
汚れたり折れたりしわのついた名刺は失礼にあたります。
名刺交換の場面が来る前に、名刺が汚れていないか確認する癖をつけましょう。
また、手先の汚れもチェックしましょう。

名刺交換の基本マナー

名刺を渡す場合

 あらかじめ名刺入れを手元に用意しておく
すぐに名刺を取り出せるようにしておきます。もたもたしていては相手に失礼です。
名刺入れの蓋のすぐ下に名刺を挟んで置いておいても良いでしょう。
 名刺交換は座っていても立ってから行う
座ったままでは失礼です。背筋を伸ばして立ち上がりましょう。
 机を挟まずに行う
机を挟んだ状態で、机越しに名刺を渡す事は失礼です。
障害物がある場合は回り込むなどして必ずよけて、相手との間に何も無い状態で渡しましょう。
 名刺入れから名刺を取り出す
立ち上がってから取り出します。
自分が先に取り出して準備できた場合でも、相手が名刺入れを出そうとしているところに自分の名刺を差し出したりはせず、相手が準備出来るまで待ちましょう。
相手をあせらせてはいけません。
 名刺入れの上に重ねるようにして、名刺を両手で持つ
名刺交換は両手で渡し、両手で受け取るのが基本とされるマナーです。
しかしこれはあくまで原則です。
 名刺を持つときの注意
名刺の文字が相手に見やすいような向きにします。
また、書かれた文字に指がかからないようにします。
 脇を締めて、胸の高さで交換
自分の名刺を両手で胸の高さに持ち、相手の胸の高さに差し出します。
 相手が差し出した名刺の高さより低い位置で差し出す
謙虚さを表すことができます。
 名刺を差し出す時の注意
軽くお辞儀をし「会社名」「所属部署」「名前(フルネーム)」をはっきりと名乗り交換します。
お辞儀はしっかり終わってから名乗り差し出しましょう。お辞儀をしながら差し出すのはよくありません。
また、相手が受け取ったところで「よろしくお願い致します」といって再度軽くお辞儀をします。
この時自然な笑顔で相手の目を見て渡す事を心がけましょう。
手元に目が行ってしまいがちなので、相手の目を見て渡すようにする意識が大切です。
 相手との距離感
お辞儀をする際はもちろん相手の方とぶつかってはなりません。
ただしそうすると名刺交換の際離れすぎて不格好になってしまいますので半歩ほど前に出ます。
交換後、再度お辞儀をする際に今度は半歩ほど後ろに下がります。
こうする事でスマートな交換ができます。
 目下の者から名乗る
訪問者や地位の低い側が先に名刺を差し出します。営業活動などでは必ず自分から先に差し出しましょう。
ビジネスでいう「目下の者」とは、「お金を頂く」「お仕事を頂く」立場にある者です。
この場合は相手がどれだけ年下であっても自分が目下になります。

名刺を受け取る場合

 両手で受け取る
両手を差し出し、まず右手で受けすぐに左手を添えます。
 胸のあたりで丁寧に受け取る
差し出す時と同じです。丁寧に扱いましょう。
受け取った名刺は腰から下におろさないようにしましょう。
 一言添える
「頂戴いたします」と一言添え、軽くお辞儀をして受け取ります。
黙って受け取ってはいけません。
 受け取った名刺を持つときの注意
相手の会社名や名前などを隠さないよう、名刺の両角を持つようにします。
一瞬の事ですが大変失礼にあたるので気を付けましょう。
 相手の名前を確認する
受け取ったら一読します。
もし漢字が読めない場合は「失礼ですが何とお読みすればよろしいのでしょうか」と一言添えて確認しましょう。 これは決して失礼にはあたりません。 勝手な判断で読み間違えたり、誤って覚える方が問題です。
またこの時、「○○さん珍しいお名前ですね」と名前や名刺の内容に関する話題を提供すれば雰囲気が良くなります。
こちらが名刺を作る時は、受け取った相手が困らないよう、読みにくい物には振り仮名をふっておく心づかいも必要です。

交換した後

 受け取った名刺はすぐにしまわない
受け取った名刺を相手の名前も覚えずに、すぐに名刺入れにしまうのは失礼にあたります。
一度しまった名刺をまた取り出して確認する事は決してしてはいけません。
相手の名前を覚えるまでは、受け取った名刺は名刺入れの上に乗せておき、椅子に座った後にテーブルの上、自分から見て左側に置いておきます。
相手のお名前はなるべく早く覚えましょう。
左側に置くのはお茶が右奥に出される際に邪魔にならず、汚す心配も少ないからと考えられています。
 しまう際は一言添える
相手のお名前を覚えたら名刺入れにしまってかまいません。
その場合は「頂戴します」「しまわせて頂きます」等、一言添えてから丁寧に名刺入れにしまいましょう。
 名刺をもてあそばない
名刺交換後、立ち話をしながら相手の名刺の角を折り曲げたり不必要にさわったりしてはいけません。
これは緊張のあまり無意識に行ってしまう人もいるようです。気を付けましょう。
 頂いた名刺に書き込みをしない
頂いた名刺に記載のない情報を伺った場合、忘れないように名刺に記入したいところですが、それは相手の名刺を雑に扱っている事となり大変失礼な行為です。
手帳に書きとめて帰社後転記するよう配慮しましょう。帰社後転記は問題ありません。

同時に名刺交換

 同時に交換する場合は
名刺は両手で交換するのが基本的なマナーです。
しかしお互い同時に差し出した場合は例外として片手で名刺を持って相手に差し出します。
この時は右手で名刺を差し出し、左手に持っている名刺入れの上に相手の名刺を受け取ります。
受け取ったらすぐに右手を添えるようにしましょう。
また、この場合も、目上の相手より先に名刺を受け取らないようにします。

複数で名刺交換

 目上の人から先に交換する
上位者が相手の上位者から順番に交換していきます。
それが一通り終わってから2番目の立場の人がまた順番に交換します。
例えば営業部長と新入社員が2人で顧客に営業訪問したとします。 商談相手も部長と担当者2人で、4人での名刺交換です。
この場合、まず営業側から相手に名刺を渡しますが、まず自社の部長が先方の部長と名刺交換をします。
続いて自社の部長と先方の担当者が名刺交換をし、その後に自社の新入社員と先方の部長が名刺交換をします。そして最後に自社の新入社員と先方の担当者が名刺交換をします。
これが最も丁寧な方法です。
 受け取った名刺を順番に持つとき
まず基本として、上位者の名刺の上に他の人の名刺を重ねないようにしましょう。
また、受け取った名刺を名刺入れの下で持つのは、相手の名刺の上に物を重ねる事になるためあまり印象がよくありません。名刺を落とすリスクも高くなるので注意が必要です。
しかし交換の際、名刺入れの上に前の方の名刺が置かれたままでは失礼です。
そこで2つの方法を記載します。

1.一端指に挟み置く
最初に交換した名刺を、名刺入れを持っている下側の指と指の間に挟んで持ちます。
次の方に渡す自分の名刺は、相手への敬意を表すため、指に挟んで持っている名刺の更に下を通して差し出します。最初に頂いた方の名刺が一番上になるように指に挟んでいきます。
名刺交換が終わったらすぐに名刺入れの上に名刺を乗せます。上位者の名刺が一番上にきます。

2.名刺入れの蓋に置く
あらかじめ自分の名刺は必要数出して名刺入れの下に持っておきます。
最初に頂いた名刺を、名刺入れの蓋をあけて上に置きます。 次の方に移動するまで名刺入れの蓋を立てた状態で、出来るだけその方の名刺を拝見しましょう。
次の方の順番がきたら蓋を閉じ、名刺入れの下からは自分の名刺を出し、相手の名刺を名刺入れの上に頂きます。 名刺交換が終わったらすぐに名刺入れの上に名刺を乗せます。上位者の名刺が一番上にきます。
 受け取った名刺はすぐにしまわない
これは基本マナーと同じです。
ただ複数枚交換した場合は、相手の席順に並べておくとお名前も憶えやすく良いでしょう。
横並びでも縦並びでもかまいません。
その際、名刺を名刺入れの上に乗せるのは相手方の上位者のものにします。
ほぼ同格の人が複数いる場合はどれか1枚を無理に選ばず、名刺入れは脇に置くかしまいましょう。

こんな時は

 名刺を切らしてしまった、忘れてしまった
その場で忘れた事に気がついても相手に動揺したそぶりや焦っている姿を見せないようにしましょう。
まずは「大変申し訳ございません。ただいま名刺を切らしてしまいました」と心からお詫びします。
そして相手の名刺を受け取る際に、名前と会社名、部署を名乗ります。 「忘れた」と正直に話すと逆に信用を無くすおそれもあります。 「名刺の差し替えが追い付いていない」「業者に発注をしているところ」などと多少の脚色は良いのではないでしょうか。
次回お会いした際には「前回は大変失礼いたしました。遅くなって申し訳ございません」とお詫びし、自分から名刺を渡しましょう。 次回お会いするまで日にちが空いてしまう可能性がある場合は、できるだけ早く詫び状を添えて名刺を郵送する事もあります。
 名刺はあるがすべて汚れていた
汚れていたり折れていたりする名刺をお渡ししてはいけません。
このような場合も名刺を切らしていた時と同じようにお詫びし、後日対処します。
 目上の人から先に名刺を差し出されてしまった
目下の自分が先に出さなくては駄目だと、自分が名刺を渡すまで相手からの名刺を受け取らない事はかえって失礼にあたります。
まずは「頂戴します」と言ってそのまま受け取り、「失礼いたしました」「申し遅れました」と一言添えて自分の名刺を差し出しましょう。
 >複数での交換で相手の部下の方が先に名刺を渡してきた
上司同士が名刺交換をしている間に渡される場合もあります。
この場合も出された名刺を受け取らない事は失礼です。
部下同士交換後、相手の上司の方に「申し遅れました」と一言添えて交換すると良いでしょう。
 複数での交換途中で名刺が無くなってしまった
足りなくなった時点で、その方に「申し訳ございません。本日名刺が足りずお渡しできません」と丁寧にお詫びをし、名前、会社名を告げます。
また、配る前に気が付いた場合は途中まで配らずに「大変申し訳ございません。あいにく名刺を切らしてしまいました」と全員に渡さない方法もあります。どちらかはその場で臨機応変に対応しましょう。
どちらにしろ後日早めに名刺を持ってお詫びに伺いましょう。
 複数での交換で人数が多い場合
上司が名刺交換をしている間、ずっと立ちながら待つのもスマートではありません。
特に人数が多い場合時間もかかってしまいます。
よほど正式な場で無い限りは上司の名刺交換の進み方を見計らって、先に名刺を渡すべき側の2番目の立場の人が、相手の上位者へと順番に名刺を渡し始めても問題ありません。
 頂いた名刺を忘れて帰ってしまった
気が付いたらすぐに相手先に連絡を入れ、正直に説明し、お詫びしましょう。
そして出来るだけ早くお詫びもかね取りに伺うようにしましょう。
 名刺をしまうタイミング
本来なら相手のお名前を覚えたら一言断りを入れて名刺入れにしまって良いのですが、相手が出したままにしているのに自分だけすぐにしまうのも失礼です。
大抵の場合、名刺をしまうのは話がそろそろ終わるタイミングです。
周りの人に合わせておけば間違いないでしょう。
 立ち話の中で名刺交換をする場合
名刺入れの上に重ね、腰より上に両手で持っておきます。
しまうタイミングは座っている時と同様顔と名前が一致すれば良いのですが、これも相手に合わせれば問題ないでしょう。
 喫茶店や接待の飲食店で名刺交換をする場合
他のお客様へのご迷惑になる事を考えれば、座ったまま名刺交換をしても問題ありません。
ただしこの場合は「座ったままで失礼いたします」と必ず一言添えましょう。
相手が立ち上がれば勿論こちらも立ち上がりましょう。
 立食パーティーで名刺交換をする場合
周りにテーブルが無く、かといってグラスやお皿を持ったままでは失礼と、床にお皿やグラスを置くことはやめましょう。無理に両手で交換する必要はありません。
もともとの目的は多くの人と知り合う社交の場です。握手をしたり名刺交換をするために、まずは右手を常に空けておきましょう。「片手で失礼します」と一言断って渡せば問題ありません。
頂いた名刺は会話が終わって相手が立ち去るまでは胸元に持っておきましょう。
 自分と相手の名刺のデザインが縦型と横型だった
受け取る際に、自分の名刺入れの向きを相手の名刺に合わせましょう。
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