事務所移転案内（挨拶状）挨拶文テンプレート　はがきの書き方マナー・添削もお任せ

会社移転・事務所移転挨拶状の書き方とマナー

挨拶文の要点

事務所・会社移転挨拶状の最も重要な役目は、住所や電話番号の変更を取引先等に知らせすることです。
いつから変わるのか、という点も合わせて重要です。
相手にとっても登録住所等の変更は手間がかかりますので、日頃の感謝と今後の利便性やメリットを織り交ぜながら丁寧に伝えてゆくのが基本的な内容となります。

基本的な文章構成

・時候の挨拶
・日頃のご愛顧、ご厚誼に対する、お礼の言葉
・業務拡大等のアピールをする場合は、皆様のおかげで等の感謝を更に。
・新住所
・電話番号・ＦＡＸ（変更が無ければ、”変更なし”と記載するとわかり易い）
・新住所での営業開始日（曜日もあるとわかり易い）
・今後の抱負・変わらないお付き合いのお願い

別記がお勧め

本文に書き込んでしまうと分かりづらいので「記書き」または「別面」に概要を別記するとよい
・新住所・電話番号・FAX・業務開始日・地図・交通手段　等

※可能ならば地図も添えるようにしましょう。地図を添えることで相手の手間を省き、事務所へアクセスしやすくなります。

郵送での略儀

郵送時は「本来なら直接訪問して挨拶すべきですが今回は書面で失礼します」というお詫びも入れておきましょう。「まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます」等の形式的な一言で大丈夫です。

会社移転・事務所移転の挨拶状を送るタイミングはいつ？

１ヶ月前には先方にお知らせするのがマナーですが、遅くとも２週間前には届くようにしましょう。
取引先の立場で見れば、来社だけでなく、納品場所、請求書・納品書など伝票の送付先等のすべてを変更する業務を行わなければなりません。
トラブルを避けるためにも、きちんと事前に通知をしましょう。

遅れてしまった場合

ただし、遅くなってしまった場合でも、出さない方がマシということはありません。
直前や事後であっても「移転します」を「移転しました」等に変えて必ず出すようにしましょう。

会社移転・事務所移転の挨拶状の差出住所はどっち？

事前に通知（一般的ケース）

本来ならば移転前にできるだけ早く出す挨拶状ですので、移転前の住所が差出人の住所になります。
ただ現実には直前になって挨拶状を準備される方も多く、差出し住所のご相談は数多く受けております。

直前に届きそう

通常の例文であれば、挨拶文内に「業務開始日」または「○月○日より左記住所に」という文言があるはずですので旧住所で問題はおこりませんが、 移転日の少し前だったりほぼ当日に届くようであれば新住所にしてしまった方が良いかもしれません。
旧住所のまま直前に届いた場合、「遅れて急いで出したのかな」とならず「うちへ出すのを忘れていた」と思われるかも知れません。

会社移転・事務所移転の挨拶状ワンポイント

■地図を積極利用しましょう。GoogleMapでわかるはずとは思いますが、地図が入ることによって挨拶状の完成度が上がり好印象に繋がると思います。
また地図には「地下鉄〇〇線Ｃ２出口より徒歩３分」等の道案内があるとわかり易いと思います。

■タイトルを付けた方が良いと思います。「事務所移転のお知らせ」等。
単なるご挨拶ではなく、諸情報の変更依頼でもありますので要件をタイトルで強調すると良いでしょう。

■「役員改選後の新陣容発表」に加えて、この機に「事務所移転」であるとか、 「社長交代」を機に「事務所移転」も行う場合の挨拶状ならば、三つ折りカード挨拶状も使えます。