謝恩会のご案内をお知らせする案内文　卒業生・保護者向け・先生宛ての文例あり

案内状・招待状のポイント（書き方とマナー）

謝恩会・懇親会・各種会合、パーティーなどを催す際は、招待するお客様へ事前に案内を送ります。
ぜひ出席して欲しいと願って送る案内ですので、開催の日時、場所だけのお知らせだけではなく、目的にも触れて丁寧なご案内を心がけましょう。
また、相手の予定が先に埋まっていては欠席せざるを得ません。充分事前に相手の手元に届くように手配することも重要です。

基本的な文章構成

１ 前文
拝啓・敬具などの「頭語・結語」は相手との関係によって使わないこともできます。
目上の方などにかしこまった案内状を送るときには使った方がよいと思います。
時候の挨拶も「○○の候」と儀礼的な表現の他、「○○な季節となりました」などの少し柔らかい表現もありますので、相手によって変えると良いでしょう。

２ 挨拶文
要件を簡素に明確に書きます。表現に気を取られてわかりにくい内容にならないようにします。

３ インフォメーション
別記するなどして一見してわかりやすく書きましょう。

■謝恩会・パーティーを催す場合

・開催日時（午前・午後や曜日なども明記）
・開催場所（会場名のほか、住所・電話番号・アクセスも明記）
・連絡先（電話番号もあると丁寧です）
・会費（会費を集める場合は明記）
・出欠の確認（出欠の確認を求める場合、返信方法、期日を明記）
※持ち物・ドレスコードなどがあればそれも記載

を案内しましょう。

４ 末文
結びの挨拶部分です。「楽しみにしています」などの気持ちを入れるのも良いと思います。
出席を祈る一文で締めくくりましょう。

別記がお勧め

挨拶文に書き込んでしまうと分かりづらいので「記書き」または「別面」にインフォメーションは別記しましょう。 ※可能ならば地図も添えるようにしましょう。地図を添えることで相手の手間を省き、会場へアクセスしやすくなります。

近しい間柄では

案内状・招待状では出欠の返事に返信はがきを使うことも多いですが、ごく近しい間柄での催しで出席いただける前提ならば返信はがきを用いないこともできます。
「ぜひご出席ください」「お待ちしております」とすれば良いでしょう。

案内状・招待状を送るタイミングはいつ？

一般的に出席・欠席の返事が必要であれば、開催の１〜2ヶ月前には案内状が相手に届いているのが理想です。
スケジュール調整や相手が返事を出すまでの時間などを考えて、遅くとも２週間前には相手に届くようにします。
他の予定が埋まっていて、相手の都合が付かなければ欠席ということにもなりますので、早目の連絡を心がけて下さい。
こちらの準備にも余裕ができます。

できれば事前に連絡を

招待される側も準備が必要ですので開催時期が連休と重なる場合には、案内状を出す前に事前連絡して予定を心づもりして頂くなどして頂くと良いかもしれません。
特に出欠の返信はがきを使わない時などは、事前連絡は欠かせないと思います。

案内状・招待状のワンポイント

別紙同封してわかりやすく

もし会合・行事の進行スケジュールが決まっているならばプログラム表を、交通手段や駐車場などに特記事項がある場合は案内を用意します。
会場の地図を同封するのもよいでしょう。相手に返信を求める場合にはそのためのハガキも同封しておきます。

目的を伝えてスマートに案内

相手の都合も考慮せずに「来てください」「ご参加願います」とだけのシンプル記載では、自分の都合を押し付けるような印象になってしまいます。
また、「来てくれないと困ります」「ご欠席されたら残念です」などの表現も控えましょう。
やみくもに参加を請うのではなく、目的を掲げたり、誘いたい理由をさり気なく書いたりするほうがスマートです。