商品に関するお詫び状の書き方とマナー　文例を選んで１枚から即日印刷・当日発送可

汚損 A（交換商品）お詫び状 例文#1

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品汚損のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます この度は　弊社の納入商品に汚損があったとのこと　大変申し訳ございませんでした 早速　交換商品をお送りいたしますので　到着次第ご確認くださいますようお願い申し上げます このようなことが二度とないように対策を徹底し　社内全体で再発防止に取り組んでまいりますので 今後ともお引き立てくださいますようお願い申し上げます まずは略儀ながら書中をもってお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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破損 A（配送時に落下）お詫び状 例文#2

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品破損のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　先日は弊社商品をご購入いただきまして　ありがとうございました このたび弊社より納品の商品が破損していたとのこと　大変申し訳ございませんでした 確認調査いたしましたところ　配送時に落下したことが原因だと思われます 早急に交換商品を送らせていいただきます このような不手際がございましたことを真摯に受け止め　深くお詫び申し上げます 再発防止に向けて　配送業者とも連携を取り細心の注意を払ってまいりますので 今後ともお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます 取り急ぎ書中をもちましてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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破損 B（慎重な梱包）お詫び状 例文#3

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品破損のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます さて　先般　納品した商品の一部が破損していたとのこと　大変申し訳ございませんでした 取り急ぎ交換用の商品をお送りいたしましたのでご検収のほどお願い申し上げます 出荷時は慎重な梱包作業を心がけておりますが　このような不手際に面目もございません 早速工程の見直しなど再発防止策を講じてまいりますので 今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます まずはご報告かたがたお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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破損 C（マニュアル再確認）お詫び状 例文#4

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品破損のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　日頃よりお引立ていただきまして厚く御礼申し上げます この度　弊社より納品の商品が破損していたとのこと　大変申し訳ございませんでした 検品時の異常は認められなかったため　梱包以降の破損かと思われます 梱包以降の商品取り扱いについて　マニュアルを再確認し管理を徹底してまいる所存です 再発防止に向けて　社内全体で取り組んでまいりますので 今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます 取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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破損 D（回収して原因究明）お詫び状 例文#5

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品破損のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　この度は弊社をご用命いただき誠にありがとうございました さて　先般　お買い上げの商品が破損していたとのこと　誠に申し訳ございませんでした 取り急ぎ同じ商品を出荷いたしましたので　ご検収のほどお願い申し上げます 破損商品は回収させていただき　原因究明のうえで今後の製品管理に役立ててまいります これからも　より良い商品提供を心がけてまいりますので 今後ともご愛顧いただいますようお願い申し上げます 取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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破損 E（ご指摘の点）お詫び状 例文#6

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品破損のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　このたび発送した商品が破損していたとのご連絡を受けまして 多大なご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございませんでした すぐに担当者が交換商品を貴社に搬入いたしますので　お手数ですがご対応のほどお願い申し上げます 梱包の不完全さをご指摘いただきましたが　ご指摘の点を特に念入りに社内で確認を取っております このたびのことは厳粛に受け止め　再発防止策に向けて最善の努力をしてまいりますので 今後ともお引き立てのほどお願い申し上げます まずは取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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不良品 A（直ちに調査）お詫び状 例文#7

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品不良のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　日頃より弊社商品をお使いいただきまして誠にありがとうございます さて　このたび納品された商品に動作不良があったとのこと　大変申し訳ございませんでした 動作確認後に出荷しておりますが　今回の原因につきましては直ちに調査いたします 不良品は弊社担当者が回収に伺って　良品と交換いたしますのでご了承くださいませ これからも品質向上に努めてまいりますので　今後ともお引き立てのほどお願い申し上げます 取り急ぎ書中てお詫びと今後の対応についてご報告申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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不良品 B（製造・検品の改善）お詫び状 例文#8

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫不良品混入のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　平素より弊社商品をご利用いただきまして厚く御礼申し上げます さて　このたび納品の商品に不良品が混入していたとのご連絡を頂戴いたしました ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございません　心よりお詫び申し上げます 早速　良品との交換を手配いたしましたので　お待ちくださいますようお願い申し上げます 回収した不良品は原因究明の後　製造・検品体制の改善に役立ててまいりたいと存じます 今後もより良い商品のご提供を心がけてまいりますので 何卒お引き立てくださいますようお願い申し上げます まずは取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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不良品 C（他にお困りの点）お詫び状 例文#9

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品不良のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて　先日納品した商品の電源が入らないとのこと　誠に申し訳ございませんでした 不良品は直ちに交換させていただきます お客様にはご迷惑をおかけいたしますが　何とぞご容赦くださいますようお願い申し上げます 今後はこのような事が起こらないよう　万全の体制で再発防止に取り組んでまいります また　そのほかにもお困りの点がございましたら窓口までご連絡ください まずは取り急ぎ書面をにてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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不良品 D（全ユニット回収）お詫び状 例文#10

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫不良品混入のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　日頃よりご愛顧いただきまして誠にありがとうございます さて　○月○日に納品した商品の一部に不良品が含まれていたとのこと　誠に申し訳ございませんでした エラーコードの情報では幾つかのユニットに不具合が見られますが　かなり特異なエラーであるため 今回は正常稼働分を含めた全ユニットを回収させていただきます 早速　担当者が出向きまして　早急に正常品との交換および初期設定作業をさせていただきます お手数ですが納入日にはお立合いくださいますようお願いいたします まずは取り急ぎ書面にてお詫び並びに対応措置のご報告を申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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不良品 E（不良パーツの混入）お詫び状 例文#11

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫不良品のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　この度は弊社商品をお買い上げいただきまして誠にありがとうございました さて　先日納入した商品が正しく動作しないとのご連絡をいただいており　大変ご迷惑をおかけしております 早速調査しましたところ　パーツの一部に不良品の混入が判明いたしました 誠に申し訳ございません　深くお詫び申し上げます 大変恐縮ですが　早速正常品との交換を手配いたしましたので　お待ちくださいますようお願い申し上げます 今後は社内全体で再発防止に取り組み　品質向上に努めてまいります 何とぞ引き続きお引き立ていただきますようお願い申し上げます 取り急ぎ書中をもってお詫びとご報告を申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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数量不足 A（不足分を発送）お詫び状 例文#12

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品数量不足のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　この度は弊社をご利用いただきまして誠にありがとうございました さて　○月○日に納品した○○○○が○個不足していたとのこと　誠に申し訳ございませんでした 早速不足分を発送いたしましたので　ご検収のほどお願い申し上げます 弊社の不手際で多大なるご迷惑をおかけいたしましたこと深くお詫び申し上げます 今後はこのようなことの無いよう管理体制を徹底してまいりますので 今回に限りご容赦くださいますようお願い申し上げます まずは取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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数量不足 B（不足分を持参）お詫び状 例文#13

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 ○○○○ 様　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品数量不足のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　この度は弊社をご用命いただき厚く御礼申し上げます さて　○月○日に納品の商品に数量不足がございましたこと　誠に申し訳ございませんでした 不足分は早速担当者が持参いたしますので　お手数ですがご対応お願い申し上げます 今後は社内全体で再発防止に努めてまいりますので　これからもご愛顧のほどお願い申し上げます まずは取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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品切れ A（予想を上回る注文）お詫び状 例文#14

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 お客様各位　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品欠品のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　この度は弊社商品をお買い上げいただきまして誠にありがとうございます さて　○月○日発売の「○○○○」ですが　予想を大幅に上回るご注文をいただき　只今品切れの状態でございます お客様にはご迷惑をおかけいたしまして　誠に申し訳ございません 現在　増産中にて出来る限り早い納品を目指しておりますので　今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます 予定ですと納品は○月○日頃になると思われます 出荷準備が整い次第　お客様のお手元へお届けいたしますので何卒ご理解とご協力をお願い申し上げます まずは取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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品切れ B（注文が殺到）お詫び状 例文#15

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 お客様各位　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品欠品のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて　弊社商品「○○○○」ですが　現在注文が殺到しており品切れ状態となっております 製造元に問合せたところ　増産中とのことですが原材料も不足しているため出荷日は未定とのことでございます お客様にはご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんが 納入時期が分かるまで今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます 納品予定日が分かりましたら　あらためてご連絡申し上げます まずは取り急ぎお詫びと状況報告をさせていただきます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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品切れ C（メーカー在庫欠品）お詫び状 例文#16

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 お客様各位　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫商品欠品のお詫び≪タイトル≫ 拝啓　平素より格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます さて　先日は○○○○をご注文いただきまして誠にありがとうございました しかしながら　メーカーの在庫が欠品しているとのことで納入日の目処が立っておりません 弊社の確認不足でご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございません 納品予定が分かり次第　大至急ご連絡させていただきますので　何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます 取り急ぎ書中にてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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発売延期 A（決定次第連絡）お詫び状 例文#17

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 お客様各位　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫発売延期のお知らせとお詫び≪タイトル≫ 拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて　現在ご注文中の○○○○ですが　○月発売予定のところ　メーカーより発売延期が発表されましたのでお知らせ申し上げます 急な変更でご迷惑をおかけいたしますが　何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます　 納入日につきましては決定次第ご案内いたしますので　今しばらくお待ちくださいませ まずは取り急ぎ書中にてお詫びかたがたご案内申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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発売延期 B（○日頃の見込み）お詫び状 例文#18

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 お客様各位　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫発売延期のお知らせとお詫び≪タイトル≫ 拝啓　この度は弊社の新商品をご予約いただきまして誠にありがとうございます さて　既にご案内中の新製品○○○○の発売日が延期となりましたのでお知らせ申し上げます 製造工程において部品の耐久不足が発覚したとのことで 現在は部品の更新を終え生産を再開しておりますが　発売予定は○月○日頃になる見込みです お客様には大変ご迷惑をおかけいたしまして誠に申し訳ございませんが　何卒ご理解くだいますようお願い申し上げます 取り急ぎ書中にてお詫びかたがた現況のご報告をさせていただきます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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発売中止 A（欠陥が見つかる）お詫び状 例文#19

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 お客様各位　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫発売中止のお知らせとお詫び≪タイトル≫ 拝啓　日頃よりご高配を賜りまして厚く御礼申し上げます さて　先日ご注文いただきました○○○○ですが　○○に欠陥が見つかりメーカーから発売中止との連絡を受けました つきましては　勝手ながら本注文はキャンセルとさせていただきますのでご了承くださいませ 大変ご迷惑をおかけいたしますが　事情をお汲み取りいただきましてご理解とご協力のほどお願い申し上げます キャンセルに伴うご返金等の処理につきましては　後日担当者よりご案内申し上げます まずは取り急ぎ書中にてお詫びとご報告を申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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発売中止 B（予定数完売・生産中止）お詫び状 例文#20

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 お客様各位　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫販売終了のお知らせとお詫び≪タイトル≫ 拝啓　○○の候　ますますご清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて　先般お問い合わせいただきました○○○○の販売ですが　予定数に達したため販売を終了いたしました また　これをもって○○○○は生産中止となります 今後は○○○○の後継種として○○○○を○月より発売予定ですので　担当者より事前のご案内をさせていただきます プロトタイプが完成しておりますので　簡単なデモンストレーションも承っております まずは取り急ぎお詫びかたがたご案内申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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発売中止 C（今後の発売未定）お詫び状 例文#21

　　　　　　　　　　　　　　　令和○年○月○日 お客様各位　　　　　　　　　　株式会社○○○○ 　　　　　　　　　　　　　　　営業部　○○○○ ≪タイトル≫発売中止のお知らせとお詫び≪タイトル≫ 拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます さて　○月○日に発売予定の○○○○○ですが　今回の発売は中止となりましたのでお知らせ申し上げます お客様には大変ご迷惑をおかけしまして　誠に申し訳ございません 今後の発売予定については未定ですが　これからもより良い商品がご提供できますよう努力してまいりますので 変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます まずは取り急ぎ書面にてお詫び申し上げます 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬具

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ビジネスでのお詫び状の書き方とマナー

お詫び状について

クライアントや取引先とトラブルが発生した場合はすみやかに謝罪し、誠意を伝えるお詫び状を送ります。
落ち度を認めてお詫びし、今後の対処方法や再発防止策を伝えます。
対面や電話で謝罪をしてから、あらためてお詫び状を送ると良いでしょう。

基本的な文章構成

１ 頭語、日頃の厚誼に対する感謝など
頭語は「拝啓」や、より丁寧な印象の「謹啓」を使うと良いでしょう。
お詫び状は「お詫び文がメイン」でなければなりません。しかも急を要する内容ですから、前文を長々と書いて悠長なイメージに見えてしまうのは印象がよくありません。
トラブルの内容によっては前文を省いて謝罪から入ることさえありますので、前文は簡素にして先ずはこちらの過失を速やかにお詫びをすることが大切です。

２ お詫びの言葉
まず、「ご迷惑をお掛けしてしまい、大変申し訳ありませんでした」など、お詫びの言葉を述べましょう。
必要に応じてはその時の状況やミスの原因も説明できれば、お詫びとして腑に落ちやすいと思います。
もし、原因が解明していない状態であれば、調査中とし、後日改めて原因を伝えるようにしましょう。
とにかく事実を伝えることが重要です。

３ 反省と相手の寛容に対する感謝
「もう少し〜していれば」「自覚・チェックが足りなかった」「取り返しのつかないことをしてしまったと深く反省しております」などの悔いとともに「謝罪を受け入れて下さったこと」「お叱りをくださいまして」など相手の行動や発言の妥当性や場合によっては感謝を述べると良いでしょう。
相手に非が無いことを明確にし、心からお詫びしているという姿勢を示したいものです。

４ 今後の誓いと再発防止
「今後は二度とこのようなご迷惑をおかけすることのないよう万全を〜」「今後は気を引き締めて精進して参ります」など、これからミスを繰り返さないことを誓う決意を表しましょう。
トラブルの原因次第では「チェック体制を拡充し」「作業工程を見直し」などの、再発防止策にも触れておくと今後の取引上の不安が減らせると思います。

５ 再度お詫びの言葉、結語
「どうかお許しくださいますよう心よりお願い申し上げます」「何卒ご寛恕のほどお願い申し上げます」「まずは書面にてお詫び申し上げます」など、最後にお詫びの言葉で結ぶようにします。
結語は、頭語との組み合わせで「敬具」「謹白」「敬白」など、頭語に対応する語で結びます。

郵送での略儀

郵送時は「本来なら直接訪問してお詫びすべきですが今回は書面で失礼します」というお詫びも入れておきましょう。「まずは略儀ながら書中をもってお詫び申し上げます」等の一言で大丈夫です。
場合によっては、「後日改めてお詫びに伺いますが〜」として、今回は書面でのお詫びを取り急ぎさせていただきましたとします。

ビジネスでのお詫び状を送るタイミングはいつ？

お詫び状は、トラブルが発生したらできるだけ早く出すことが肝心です。
自社にミスがあるか明確でない場合は、明確になるまで出す必要はありませんが、もし自社が原因であると判明したら、すぐに送る必要があります。
現実的な流れとしてトラブル発生時は、まずは担当者、責任者による対面もしくは電話での謝罪が行われ、一旦解決を図るはずです。
お詫び状は、改めての謝罪と原因、今後の対策を明記するための手段ですので、それらに先んじて出すことはありません。
もし、自社に非がない場合に安易に謝罪をしてしまうと、自社の立場を不利にする可能性があります。
お詫びは自社に原因があったと明確になってからすぐに出しましょう。

ビジネスでのお詫び状のポイント

わかりやすく正しく原因を説明する

お詫び状はこちらの非を認める正式な文章です。
言い逃れや嘘は書かないように注意してください。
だらだらと弁解せず、一方的な釈明をしないようにしましょう。素直に非を認めて謝罪することが大切です。
事実を丁寧に伝え、どうしてそうなったのか原因を簡潔に書きましょう。

トラブルの原因究明と再発防止

お詫び状は大抵の場合、双方の合意にてトラブルが収束へ向かうタイミングで出すようになると思われます。
言わば、トラブルのおさらい的な役目を果たすことになります。
ですので、お詫び状には今後の再発防止に向けた原因究明と防止策を提示して、二度と同じトラブルは起こらないという安心をお約束する役目もあります。
今後も引き続き取引をして頂くためにも、真摯な謝罪とともに、具体的で効果的な解決策を提示するようにしましょう。

責任者名義で出します（担当者の連絡先も忘れずに）

謝罪に際し、担当者レベルでやりとりしていたとしても、「お詫び状」ということになれば会社として謝罪することになりますので、責任者の了承を取ってから会社の代表もしくは責任者の名義で出すことになります。
また、実際のやりとりを行った窓口となる担当者がいる場合には、担当者の名前と連絡先も入れておくとよいでしょう。